Halo sobat mahasiswa, siapa nih yang disini masih binggung bagaimana cara mengirim email kepada dosen. Misalnya akan melakukan bimbingan skripsi, mengumpulkan tugas atau keperluan lainnya. cukup tenang teman - teman pada artikel ini akan dibahas secara detail mengenai bagaimana mengirim email dan juga etika ketika mengirim emal ke dosen.
Cara Mengirim Email ke Dosen yang Baik dan Sopan
1. Gunakan Alamat Email yang Profesional
Sebelum mulai menulis email, pastikan Anda menggunakan alamat email yang profesional. Hindari alamat email yang terkesan tidak serius atau tidak sesuai dengan konteks akademis, seperti alamat email dengan nama panggilan atau karakter yang tidak relevan. Sebaiknya gunakan alamat email institusional yang diberikan oleh kampus, atau jika menggunakan email pribadi, pastikan sesuai dengan format nama lengkap.
Contoh:
- Benar:
nama.depan@domain.com - Salah:
cewekmanis123@domain.com
2. Gunakan Subjek yang Jelas dan Relevan
Subjek email harus mencerminkan inti dari pesan Anda secara ringkas dan spesifik. Subjek yang jelas akan membantu dosen mengenali isi email dengan cepat dan memprioritaskannya. Hindari subjek yang terlalu umum atau ambigu.
Contoh Subjek:
- “Permohonan Bimbingan Tugas Akhir”
- “Pertanyaan Terkait Materi Kuliah Minggu Lalu”
3. Sapa dengan Hormat
Mulailah email Anda dengan sapaan yang sopan. Gunakan gelar akademik yang tepat, seperti “Bapak/Ibu” atau “Prof./Dr.” diikuti dengan nama lengkap dosen. Jangan lupa untuk menambahkan sapaan formal seperti “Yth.” atau “Dengan hormat” agar kesan resmi tetap terjaga.
Contoh:
- “Yth. Prof. Dr. Rahmawati,”
- “Dengan hormat, Ibu Andini,”
4. Perkenalkan Diri dengan Jelas
Jika dosen belum mengenal Anda secara dekat, perkenalkan diri secara singkat, terutama jika email ini adalah komunikasi pertama Anda. Sebutkan nama lengkap, NIM, kelas, serta mata kuliah yang Anda ikuti. Ini akan membantu dosen mengenali siapa Anda dan memudahkan mereka merespons email dengan tepat.
Contoh:
- “Perkenalkan, saya Ahmad Wijaya, mahasiswa Teknik Elektro angkatan 2021 dengan NIM 12345678. Saya mengikuti mata kuliah Sistem Energi yang Anda ampu.”
5. Tulis Pesan dengan Singkat, Jelas, dan Langsung ke Inti
Dosen biasanya memiliki jadwal yang padat, jadi tulislah email dengan singkat dan langsung ke poin utama. Hindari kalimat yang bertele-tele, namun pastikan bahwa Anda tetap menyampaikan semua informasi yang dibutuhkan dengan jelas.
Contoh:
- “Saya ingin meminta waktu Ibu untuk konsultasi terkait topik skripsi saya pada hari Kamis, 20 September, pukul 10.00. Apakah waktu tersebut memungkinkan bagi Ibu?”
6. Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan
Hindari penggunaan bahasa gaul, singkatan yang tidak lazim, atau emotikon. Pilih kata-kata yang formal dan tulislah dalam tata bahasa yang baik. Pastikan pula untuk menghindari kesalahan ejaan atau tanda baca yang dapat memberikan kesan kurang serius.
Contoh:
- “Saya ingin menanyakan tentang tugas minggu lalu” lebih baik daripada “Bu, saya mau nanya ttg tugas kmrn yaa.”
7. Sampaikan Permohonan atau Pertanyaan dengan Jelas
Jika Anda meminta sesuatu, seperti jadwal bimbingan atau klarifikasi materi, sampaikan permohonan dengan sopan dan jelas. Pastikan dosen dapat memahami apa yang Anda butuhkan tanpa harus membaca ulang email Anda beberapa kali.
Contoh:
- “Apakah Bapak/Ibu bersedia memberikan bimbingan mengenai skripsi saya di luar jam perkuliahan?”
- “Saya mohon penjelasan lebih lanjut mengenai materi minggu lalu, terutama pada bagian tentang konsep X.”
8. Akhiri dengan Ucapan Terima Kasih dan Salam Penutup
Sebelum menutup email, jangan lupa mengucapkan terima kasih sebagai bentuk penghargaan atas waktu dan perhatian dosen. Setelah itu, akhiri dengan salam penutup yang sopan.
Contoh:
- “Terima kasih atas waktu dan perhatiannya, Bapak/Ibu.”
- “Salam hormat, Ahmad Wijaya”
Contoh Email yang Baik dan Sopan
Panduan dan Etika Mengirim Email kepada Dosen
Mengirim email kepada dosen membutuhkan etika dan tata cara yang benar agar komunikasi berjalan dengan baik dan profesional. Berikut adalah beberapa poin penting yang harus diperhatikan saat mengirim email kepada dosen:
1. Menulis Email Sesuai dengan Format
Pastikan email yang Anda kirimkan memiliki format yang jelas dan tertata rapi. Mulai dari subjek yang relevan, salam pembuka, isi pesan yang singkat dan jelas, hingga salam penutup. Format email yang baik menunjukkan bahwa Anda serius dan menghargai waktu dosen.
Penjelasan:
Menggunakan format yang baik memudahkan dosen untuk memahami pesan Anda dengan cepat. Format yang acak atau berantakan bisa menimbulkan kesan tidak serius.
2. Menulis Nama dan Gelar Dosen Secara Benar
Pastikan Anda menulis nama dan gelar dosen dengan benar dan lengkap. Penggunaan gelar yang tepat seperti "Prof." atau "Dr." adalah bentuk penghormatan yang penting dalam komunikasi formal.
Penjelasan:
Menuliskan nama dan gelar dosen dengan benar menunjukkan bahwa Anda menghargai otoritas akademik mereka. Kesalahan penulisan nama atau gelar bisa dianggap sebagai bentuk ketidakpedulian.
3. Menggunakan Bahasa Formal
Gunakan bahasa yang formal dan sopan dalam setiap email kepada dosen. Hindari penggunaan bahasa gaul, singkatan yang tidak lazim, atau emotikon. Penulisan yang baik dan formal adalah cerminan sikap profesionalisme.
Penjelasan:
Bahasa formal menunjukkan bahwa Anda memahami konteks komunikasi yang tepat antara mahasiswa dan dosen. Bahasa yang terlalu kasual bisa menurunkan kesan profesionalisme Anda.
4. Memeriksa Kembali Isi Email
Sebelum mengirimkan email, periksa kembali isi pesan untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan, ejaan, atau tanda baca. Pastikan juga pesan yang disampaikan sudah jelas dan lengkap.
Penjelasan:
Kesalahan kecil dalam penulisan dapat memberikan kesan kurang perhatian terhadap detail. Dengan memeriksa kembali isi email, Anda menunjukkan bahwa Anda peduli dengan kualitas komunikasi yang Anda lakukan.
5. Mengirim Email di Hari dan Jam Kerja
Usahakan untuk mengirim email pada hari dan jam kerja. Hindari mengirim email di luar jam kerja, terutama pada malam hari atau akhir pekan, kecuali jika benar-benar mendesak.
Penjelasan:
Mengirim email di jam kerja menunjukkan bahwa Anda menghormati waktu dosen. Mereka mungkin tidak langsung membalas jika email dikirim di luar jam kerja, dan menghindari waktu yang tidak tepat akan membuat komunikasi lebih efisien.
6. Beri Kabar kepada Dosen (Jika Sudah Mendapatkan Jawaban)
Setelah menerima jawaban atau instruksi dari dosen, penting untuk memberikan konfirmasi atau kabar lanjutan. Misalnya, Anda bisa mengucapkan terima kasih atas waktu dan bantuannya, atau mengabarkan tindakan yang akan Anda ambil sesuai saran dosen.
Penjelasan:
Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai respons dosen dan akan menindaklanjuti sesuai arahan. Tindakan ini juga dapat memperkuat komunikasi yang baik dan kolaboratif.
7. Beri Dosen Waktu untuk Menjawab
Setelah mengirim email, berikan waktu yang cukup bagi dosen untuk merespons. Hindari mengirim email susulan dalam jangka waktu yang terlalu singkat. Dosen memiliki banyak tanggung jawab lain, sehingga butuh waktu untuk menjawab.
Penjelasan:
Kesabaran dalam menunggu jawaban menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dosen yang sibuk. Terlalu cepat menanyakan balasan bisa dianggap tidak sopan atau mendesak tanpa alasan yang jelas.
***
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda bisa memastikan bahwa email yang Anda kirimkan kepada dosen memiliki etika yang baik dan mendapatkan respons yang lebih positif.